Facturation électronique obligatoire entre entreprises : ce qu'il faut vérifier

L'obligation concerne les factures échangées entre entreprises assujetties à la TVA établies en Belgique. Une facture électronique structurée est un fichier dans un format normalisé, lisible par un logiciel, transmis en principe via le réseau Peppol. Un PDF, même envoyé par e-mail, n'en est pas une.

Les factures adressées à des particuliers ne sont pas concernées par cette obligation, pas plus que les opérations avec des clients établis à l'étranger, qui restent soumises aux règles habituelles. Certaines catégories d'entreprises font l'objet de règles particulières : en cas de doute sur votre situation, vérifiez-la avec votre comptable.

Le passage à la facture structurée est souvent l'occasion de découvrir des pratiques approximatives : mentions incomplètes, notes de crédit établies hors système, factures émises par plusieurs outils différents.

Beaucoup de conditions générales prévoient encore l'envoi des factures « par courrier ou par e-mail », ou font courir le délai de paiement à partir de la réception d'un document papier. Ces clauses méritent d'être mises à jour pour refléter le nouveau mode de transmission et éviter les discussions sur la date de réception.

Les contrats de sous-traitance et de services informatiques conclus avec votre prestataire de facturation méritent aussi une relecture : disponibilité du service, responsabilité en cas de perte ou d'erreur de transmission, conservation des données.

La déduction de la TVA suppose une facture conforme. Dans les relations visées par l'obligation, une facture qui ne respecte pas la forme requise expose l'émetteur à des sanctions et peut fragiliser la déduction chez le client. C'est un point que l'administration ne manquera pas de vérifier lors des prochains contrôles.