ASBL : les obligations que les administrateurs oublient le plus souvent

Toute ASBL doit tenir un registre de ses membres, au siège de l'association ou sous forme électronique. Ce registre détermine qui peut voter à l'assemblée générale. Sans registre à jour, la validité des décisions de l'assemblée peut être contestée.

L'organe d'administration doit établir les comptes annuels et les soumettre à l'approbation de l'assemblée générale. Selon la taille de l'association, les comptes sont ensuite déposés au greffe du tribunal de l'entreprise ou à la Banque nationale. Le défaut de dépôt peut avoir des conséquences, y compris en cas de difficulté ultérieure.

La nomination et la fin de mandat des administrateurs doivent être publiées aux annexes du Moniteur belge. Un administrateur qui a démissionné mais dont la démission n'a pas été publiée peut rester, vis-à-vis des tiers, considéré comme administrateur. C'est un point que les démissionnaires ont tout intérêt à vérifier eux-mêmes.

Les ASBL doivent communiquer et tenir à jour les informations sur leurs bénéficiaires effectifs, en pratique notamment leurs administrateurs, dans le registre prévu à cet effet. Les changements doivent être signalés, et l'exactitude des données confirmée périodiquement.

Les décisions de l'organe d'administration et de l'assemblée générale doivent être consignées dans des procès-verbaux. Ce n'est pas qu'une formalité : en cas de conflit entre membres, de contestation par un tiers ou de mise en cause d'un administrateur, ces documents sont souvent les seules preuves de ce qui a été décidé, et par qui.

La plupart de ces retards se rattrapent sans difficulté particulière : convocation d'une assemblée générale, régularisation des publications, mise à jour des registres. L'essentiel est de le faire avant qu'un problème n'oblige à le faire dans l'urgence.